ISO 21001 dựa trên hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng chung áp dụng cho mọi lĩnh vực, không phân biệt quy mô và loại hình, sau đây viết tắt là ISO 9001) nhưng cung cấp yêu cầu chuyên ngành cho các tổ chức giáo dục (như các trường học, nhà cung cấp dịch vụ đào tạo và các tổ chức giáo dục khác) nhằm giúp tổ chức giáo dục có được mô hình hệ thống quản lý tối ưu, nâng cao chất lượng giáo dục, cải thiện sự hài lòng của người học, bên hưởng lợi, nhân viên và các bên quan tâm có liên quan và nhiều lợi ích khác.

Tiêu chuẩn ISO 21001 tập trung vào sự tương tác cụ thể giữa một tổ chức giáo dục, người học, khách hàng và các bên quan tâm có liên quan khác. Đây là tiêu chuẩn hệ thống quản lý độc lập, dựa trên ISO 9001 và phù hợp với tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO khác thông qua việc áp dụng cấu trúc cấp cao đồng nhất của tiêu chuẩn quản lý ISO chung.

EOMS được dùng như một công cụ quản lý, tập hợp yêu cầu nhằm giúp các tổ chức, cơ sở giáo dục thiết lập các chính sách, mục tiêu và thủ tục cần thiết để đảm bảo sinh viên, nhân viên (bao gồm giáo viên), khách hàng và các đối tượng thụ hưởng khác có nhu cầu, yêu cầu và mục tiêu được đáp ứng, đồng thời, sự tương tác giữa các bên quan tâm này và tổ chức giáo dục được nâng lên mức thành công cho tất cả các bên liên quan.

Phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO 21001:2018

Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý của tổ chức giáo dục (EOMS) khi tổ chức này: Cần chứng tỏ khả năng của mình trong việc hỗ trợ đạt được và phát triển năng lực thông qua giảng dạy, học tập hoặc nghiên cứu;

Hướng tới nâng cao sự thỏa mãn của người học, các bên hưởng lợi khác và nhân viên thông qua việc áp dụng có hiệu lực EOMS, bao gồm cả quá trình cải tiến hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của người học và các bên hưởng lợi khác;

Toàn bộ yêu cầu của tiêu chuẩn mang tính khái quát, nhằm áp dụng cho tổ chức bất kỳ sử dụng chương trình giảng dạy để hỗ trợ phát triển năng lực thông qua giảng dạy, học tập hoặc nghiên cứu, không phân biệt loại hình, quy mô hay phương pháp cung cấp;

Tiêu chuẩn này có thể được áp dụng cho các tổ chức giáo dục nằm trong tổ chức lớn hơn có hoạt động chính không phải là giáo dục, chẳng hạn như các cơ quan đào tạo chuyên môn;

Tiêu chuẩn này không áp dụng cho các tổ chức chỉ sản xuất hoặc chế tạo sản phẩm giáo dục [1].

 Ảnh minh họa.

Đối tượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 21001

Tổ chức làm gì để quản lý các quy trình hoặc hoạt động của mình để sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các mục tiêu của tổ chức, như đáp ứng các yêu cầu của người học, cân bằng yêu cầu từ các bên liên quan khác, tuân thủ các quy định hoặc đáp ứng mục tiêu giáo dục.

Cần khẳng định rằng tiêu chuẩn này được áp dụng trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giáo dục, có thể là trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, giáo dục thường xuyên, dạy nghề, cao đẳng, đại học, dạy kèm, huấn luyện viên và cố vấn và cung cấp dịch vụ đào tạo, khu vực giáo dục công hoặc tư… [1]. EOMS không chỉ giới hạn trong các trường học hoặc tổ chức của các lĩnh vực học tập cao hơn, mà còn áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào sử dụng chương trình giảng dạy để cung cấp, chia sẻ và chuyển giao kiến thức.

Lý do tổ chức giáo dục cần có hệ thống quản lý vì: Các tổ chức lớn hoặc những tổ chức có quy trình phức tạp không thể hoạt động tốt nếu không có hệ thống quản lý; Trong lĩnh vực giáo dục, nhiều yêu cầu của quốc gia và khu vực đã quy định các bộ phận của hệ thống quản lý này; Có không ít tổ chức giáo dục trên thế giới đã và đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác quản lý chất lượng của mình;

ISO 21001 cung cấp tập hợp toàn diện các phương pháp thành công cho tất cả tổ chức giáo dục; Tất cả các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO đều sử dụng cấu trúc cấp cao hài hòa phù hợp với cấu trúc chung của các tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý (10 điều khoản lớn, trong đó các điều khoản áp dụng từ điều 4 đến điều 10). Tiêu chuẩn ISO 21001:2018 có cấu trúc gồm 10 điều bao gồm: Phạm vi áp dụng; Tài liệu viện dẫn; Thuật ngữ và định nghĩa; Bối cảnh của tổ chức; Sự lãnh đạo; Hoạch định; Hỗ trợ; Thực hiện; Đánh giá kết quả thực hiện; Cải tiến.

Sự khác biệt giữa tiêu chuẩn ISO 21001:2018 và ISO 9001:2015

Sự khác biệt cơ bản giữa ISO 9001:2015 và ISO 21001:2018 chính là ISO 9001:2015 tập trung vào việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong khi ISO 21001:2018 tập trung vào sự hài lòng của người học và những người hưởng lợi khác (chính phủ, người sử dụng lao động, các đối tác, phụ huynh và/hoặc người giám hộ, cơ sở giáo dục, gia đình và toàn xã hội).

Cách thức phát triển chính sách hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO thì chính sách phải: Được ban lãnh đạo cao nhất xây dựng, giám sát và xem xét; Liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu cho phép tổ chức hiện thực hóa tầm nhìn phù hợp với sứ mệnh của tổ chức; Bao gồm các cam kết đối với: Cải tiến liên tục, trách nhiệm xã hội, quản lý sở hữu trí tuệ, đáp ứng luật pháp & yêu cầu quy định; Có tính đến nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, nghiên cứu mới nhất về phương pháp sư phạm và nội dung; được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức.

Nguyên tắc đối với EOMS

Thứ nhất, tập trung vào người học và những người thụ hưởng khác. Trọng tâm chính của EOMS là đáp ứng yêu cầu của người học và những người thụ hưởng khác và vượt quá mong đợi của họ.

Thứ hai, lãnh đạo có tầm nhìn: Lãnh đạo có tầm nhìn là thu hút tất cả người học và những người hưởng lợi khác trong việc tạo, thiết lập và thực hiện sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.

Thứ ba, sự tham gia của mọi người: Điều cần thiết đối với tổ chức là tất cả cá nhân tham gia đều có năng lực, được trao quyền và tham gia vào việc mang lại giá trị.

Thứ tư, cách tiếp cận theo quá trình: Các kết quả nhất quán và có thể dự đoán đạt được một cách hiệu quả và hiệu quả hơn khi các hoạt động được hiểu và quản lý như các quá trình có liên quan với nhau hoạt động như một hệ thống nhất quán, bao gồm cả đầu vào và đầu ra.

Thứ năm, cải tiến: Các tổ chức thành công luôn tập trung vào cải tiến. Hoạt động cải tiến là động lực cho sự phát triển liên tục và bền vững.

Thứ sáu, quyết định dựa trên bằng chứng: Quyết định và chương trình giảng dạy dựa trên phân tích và đánh giá dữ liệu và thông tin có nhiều khả năng tạo ra kết quả mong muốn.

Thứ bảy, quản lý mối quan hệ: Để thành công bền vững, các tổ chức quản lý mối quan hệ của họ với các bên quan tâm, chẳng hạn như với nhà cung cấp (như đội ngũ giáo viên thỉnh giảng, các nhà khoa học, viện nghiên cứu, doanh nghiệp cung cấp cơ sở tham quan, thực hành, thí nghiệm hoặc doanh nghiệp thuê tổ chức giao dục cung cấp dịch vụ đào tạo nâng cao trình độ, các khoá đào tạo an toàn vệ sinh lao động, an toàn hoá chất…).

Thứ tám, trách nhiệm xã hội: Các tổ chức có trách nhiệm xã hội bền vững và đảm bảo thành công lâu dài. Trách nhiệm xã hội thông qua việc tuân thủ luật pháp đầy đủ trong quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ đào tạo, thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo vệ môi trường, phòng và chống tiêu cực trong giáo dục, hướng thiện và nâng cao ý thức trách nhiệm cho người học đối với gia đình, nhà trường và xã hội…

Thứ chín, khả năng tiếp cận và công bằng: Các tổ chức thành công đều bao gồm vận dụng linh hoạt, minh bạch và có trách nhiệm, nhằm giải quyết các nhu cầu, sở thích, khả năng và nhu cầu cá nhân đặc biệt của người học.

Thứ mười, hành vi đạo đức trong giáo dục: Hành vi đạo đức liên quan đến khả năng của tổ chức trong việc tạo ra môi trường nghề nghiệp có đạo đức, nơi tất cả các bên quan tâm được đối xử bình đẳng, tránh xung đột lợi ích và hoạt động được tiến hành vì lợi ích của xã hội.

Thứ mười một, bảo mật và bảo vệ dữ liệu: Tổ chức tạo ra một môi trường nơi tất cả các bên quan tâm có thể tương tác với tổ chức giáo dục một cách hoàn toàn tin tưởng rằng họ duy trì quyền kiểm soát đối với việc sử dụng dữ liệu của chính họ và rằng tổ chức giáo dục sẽ xử lý dữ liệu của họ một cách thận trọng và bảo mật phù hợp.

Lợi ích áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 21001

Lợi ích tiềm ẩn mang lại cho tổ chức giáo dục (EOMS) từ việc áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn này là: Các mục tiêu và hoạt động liên kết tốt hơn với chính sách (bao gồm cả sứ mệnh và tầm nhìn); Trách nhiệm xã hội được nâng cao thông qua việc cung cấp giáo dục có chất lượng toàn diện và công bằng cho tất cả mọi người; Việc học tập được chuyên biệt hóa hơn và đáp ứng hiệu lực hơn tất cả người học và đặc biệt là những người có nhu cầu giáo dục đặc biệt, người học từ xa và cơ hội học tập suốt đời;

Các quá trình và công cụ đánh giá nhất quán để chứng tỏ và làm tăng hiệu lực và hiệu quả; Tăng uy tín của tổ chức; Cách thức giúp tổ chức giáo dục chứng tỏ cam kết của mình đối với việc thực hành quản lý giáo dục có hiệu lực; Văn hóa về cải tiến tổ chức; Hài hòa tiêu chuẩn khu vực, quốc gia, tiêu chuẩn mở, tiêu chuẩn độc quyền và các tiêu chuẩn khác trong khuôn khổ quốc tế; Mở rộng sự tham gia của các bên quan tâm; Khích lệ sự xuất sắc và đổi mới.

Cách thức xây dựng, áp dụng và được chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn ISO 21001:2018

Để xây dựng, áp dụng và được đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn ISO 21001:2018, tổ chức giáo dục cần đầu tư nguồn lực (con người, tài chính, thời gian, các khoá đào tạo…) để thực hiện đầy đủ các hoạt động sau: Tự xây dựng (nếu đủ năng lực) hoặc thuê tư vấn xây dựng hệ thống quản lý trên nền tảng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 21001:2018 (bao gồm 03 Module đào tạo: nhận thức chung về tiêu chuẩn; đào tạo kỹ năng soạn thảo/ lập các quy trình/ thủ tục cho việc quản lý và điều hành hệ thống quản lý, hoạch định chính chính sách, hoạch định mục tiêu và kế hoạch để đạt được mục tiêu và các hướng dẫn, quy định cần thiết; đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ); Thực hiện soạn thảo/ lập và ban hành các quy trình/ thủ tục, chính chính sách, mục tiêu và kế hoạch để đạt được mục tiêu, các hướng dẫn, quy định cần thiết phù hợp với thực tế của tổ chức giáo dục; Thực hiện áp dụng các quy trình/ thủ tục, chính chính sách, mục tiêu, các hướng dẫn, quy định của hệ thống quản lý vào thực tiễn của tổ chức giáo dục;

Sau thời gian áp dụng, thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo hệ thống quản lý; thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến nếu có yêu cầu từ cuộc đánh giá nội bộ hoặc từ bất kỳ hoạt động thực tế nào phát sinh; Đăng ký với tổ chức chứng nhận đủ năng lực để được đánh giá và cấp giấy chứng nhận của bên thứ 3; Phối hợp và tạo điều kiện để tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá (chứng nhận giai đoạn 1 và giai đoạn 2) và thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến nếu có yêu cầu từ các cuộc đánh giá của tổ chức chứng nhận, cung cấp hồ sơ hành động khắc phục nếu có; Tổ chức chứng nhận phát hành giấy chứng nhận và quyết định cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn ISO 21001:2018 cho tổ chức giáo dục; Tổ chức giáo dục được cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn ISO 21001:2018 duy trì áp dụng đảm bảo tính hiệu lực liên tục; Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá giám sát định kỳ để xác nhận tính hiệu lực của hệ thống quản lý của tổ chức chứng nhận làm cơ sở cho việc phát hành thông báo duy trì chứng nhận cho tổ chức giáo dục.

Tài liệu tham khảo:

[1]:Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 21001:2019/ ISO 21001:2018 - Tổ chức giáo dục - Hệ thống quản lý đối với tổ chức giáo dục - Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng.

[2]:https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/developing_standards/docs/en/ISO_21001_Briefing_Notes.pdf.

Lê Vũ Soái (QUACERT)