Trên thế giới, nhiều nước đã và đang triển khai xây dựng, áp dụng Hệ thống TXNG thông qua việc số hóa, thu thập dữ liệu tự động và trao đổi thông tin truy xuất thông qua hệ thống các phần mềm công nghệ thông tin để thay thế dần hình thức thủ công, ghi chép bằng tay. Việc áp dụng hình thức điện tử trong TXNG đòi hỏi tính chuẩn hóa cao, yêu cầu các bên tham gia TXNG cần thống nhất dùng chuẩn chung. Vì vậy, các Hệ thống TXNG hiện nay đang có xu hướng áp dụng các công cụ chuẩn quốc tế để nâng cao hiệu quả TXNG.

Để hướng dẫn các tổ chức thành viên, các doanh nghiệp triển khai hoạt động xây dựng Hệ thống TXNG, Tổ chức Mã số mã vạch quốc tế (GS1 quốc tế, có 115 tổ chức thành viên từ các quốc gia, vùng lãnh thổ và hơn 1,5 triệu doanh nghiệp trên thế giới đang sử dụng các chuẩn về mã số mã vạch của GS1 quốc tế. Việt Nam là thành viên của GS1 quốc tế từ năm 1995), đã xây dựng và xuất bản tài liệu “Tiêu chuẩn truy xuất toàn cầu GS1” (GS1 Global Traceability Standard -Release 2.0, Ratified, Aug 2017).

Trong đó quy định các bước xây dựng Hệ thống TXNG sản phẩm, cụ thể: Về thiết kế Hệ thống TXNG: Bước 1 - Xác định mục đích và mục tiêu TXNG: TXNG là trách nhiệm chung của tất cả các bên (tổ chức hoặc cá nhân) tham gia trong mạng lưới giá trị. Để thiết lập các mục đích TXNG, mỗi bên tham gia cần xem xét chiến lược của riêng mình cũng như chiến lược của các bên tham gia khác.

Khi các yêu cầu tiếp theo được đặt ra cho tổ chức để truy xuất xuôi và ngược về sự dịch chuyển của đối tượng trong chuỗi cung ứng, điều quan trọng là phải quan tâm vào mục đích và mục tiêu chung của Hệ thống TXNG;

Bước 2 - Thu thập các yêu cầu thông tin TXNG: Trong bước này, các mục tiêu TXNG được chuyển thành các yêu cầu thông tin cụ thể cần được thực hiện bởi Hệ thống;

Bước 3 - Phân tích quy trình kinh doanh: Tổ chức cần phân tích quy trình kinh doanh ở mức độ chi tiết đủ để hiểu các khía cạnh TXNG có liên quan đến các mục đích và yêu cầu thông tin. Việc phân tích bao gồm: Các bên liên quan trong chuỗi cung ứng và các tương tác của họ; Vai trò và trách nhiệm TXNG của mỗi bên liên quan; Luồng quy trình mô tả các thay đổi trạng thái và dịch chuyển của các đối tượng truy xuất;

Bước 4 - Xác định các yêu cầu định danh: Dựa trên phân tích các luồng quy trình kinh doanh, tổ chức xác định các thực thể nào cần định danh, mức độ định danh phù hợp cho từng thực thể.

Xác định mức độ định danh thương phẩm là một yếu tố quan trọng với tầm ảnh hưởng sâu rộng. Ngoài ra đối với các thực thể khác, ví dụ như địa điểm và tài liệu, điều quan trọng là phải xem xét phương pháp và mức độ định danh;

Bước 5 - Xác định các yêu cầu dữ liệu TXNG: Tổ chức cần xác định mức độ chính xác của dữ liệu TXNG.

Dữ liệu TXNG bao gồm các dữ liệu từ các bộ phận và quá trình khác nhau trong phạm vi TXNG đã xác định, liên quan đến chất lượng và an toàn của sản phẩm. Dữ liệu TXNG phải được tạo ra mỗi khi một quá trình liên quan đến TXNG được thực hiện trong tổ chức;

Bước 6 - Thiết kế chức năng lưu trữ dữ liệu TXNG, ba chức năng chính cần được hoàn thành: Thu thập dữ liệu; Lưu trữ dữ liệu, bao gồm các quy trình lưu trữ xác định cách ghi dữ liệu truy xuất nguồn gốc, được lưu trữ và/hoặc quản lý, có tính đến thời gian lưu tối thiểu được yêu cầu theo quy định; chia sẻ dữ liệu;

Bước 7 - Thiết kế chức năng sử dụng dữ liệu TXNG: Thiết kế các chức năng cụ thể cần thiết để phát hiện các ngoại lệ và ngăn ngừa sự cố. Những chức năng như vậy có thể từ các truy vấn đơn giản đến phân tích dữ liệu nâng cao.

Ngoài ra, các chức năng cần thiết để quản lý các can thiệp. Thủ tục can thiệp có thể là đơn giản (giới hạn trong nội bộ) hoặc phức tạp (liên quan đến một số lượng lớn các bên ngoài).

Về xây dựng Hệ thống TXNG, bước 8, thực hiện phân tích lỗ hổng dựa trên giai đoạn thiết kế, mô hình sẽ trở nên rõ ràng với những lỗ hổng giữa mong muốn và thực tế: Bước 9 - Thiết lập các thành phần của Hệ thống TXNG: Tổ chức phải đánh giá xem có thể điều chỉnh phần cứng và phần mềm hiện có hay không để đầu tư các thành phần mới.

Bước 10 - Thử nghiệm và thí điểm: Tổ chức tìm (các) đối tác thương mại để thí điểm/ kiểm tra Hệ thống TXNG. 

Về triển khai và sử dụng hệ thống TXNG: Bước 11- Chạy thử: Thiết lập một kế hoạch triển khai Hệ thống theo sản phẩm/cơ sở; Ưu tiên triển khai các kết quả đã xác định, để xây dựng niềm tin của các bên liên quan.

Bước 12 - Tài liệu và đào tạo, bên cạnh việc thiết kế Hệ thống TXNG, các bên tham gia có trách nhiệm xác định việc triển khai và bảo trì các Hệ thống TXNG của họ, như: Xác định cụ thể những người có trách nhiệm; Lập thủ tục bằng văn bản; Danh sách các bên TXNG nội bộ và bên ngoài cần được kết nối; Xác định danh sách nhân sự chủ chốt cùng trách nhiệm cụ thể; Kế hoạch truyền thông cho các yêu cầu theo dõi bên trong và bên ngoài.

Bước 13 - Giám sát và bảo trì: Tổ chức phải xây dựng một quy trình giám sát và bảo trì, thực hiện việc đánh giá sự phù hợp cho Hệ thống TXNG và cách Hệ thống vận hành trong quá trình sản xuất và phân phối thực tế.

Xây dựng một Hệ thống TXNG hoạt động có hiệu quả là biện pháp hữu hiệu giúp tổ chức đạt được các mục đích như: Quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý chất lượng và an toàn sản phẩm, quản lý mối quan hệ tương tác trong nội bộ cũng như với các bên tham gia trong chuỗi cung ứng, minh bạch thông tin, đáp ứng được các yêu cầu quản lý của các cơ quan nhà nước, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và nâng cao uy tín của tổ chức.

Phó Đức Sơn

Chủ tịch Hội Mã số mã vạch Việt Nam