Mục đích của việc xây dựng mô hình khung HTQLCL cho cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương tập trung vào việc xác định phạm vi áp dụng HTQLCL; hướng dẫn việc áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và mẫu quy trình xử lý công việc tại cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Mô hình khung HTQLCL mang tính hướng dẫn, tham khảo nên căn cứ vào tình hình thực tế, các cơ quan chủ động, tham khảo mô hình khung HTQLCL cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và mô hình khung HTQLCL ban hành kèm theo Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN ngày 29/12/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ, phối hợp với đơn vị chủ trì, tổ chức tư vấn (nếu cần thiết) để xây dựng, áp dụng, chuyển đổi việc áp dụng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tích hợp với các quy định, phần mềm quản lý một cửa, một cửa liên thông, quản lý tài chính, nhân lực, quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị..., lồng ghép HTQLCL với các hệ thống quản lý hiện có, sử dụng cùng một cấu trúc về các yêu cầu như đã nêu trong Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành.

Mô hình khung gồm 3 phần chính:

Phần 1: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL

Nội dung chính của Phần 1 là hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo quy định tại Quyết định 19, Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Phần 2: Mô hình HTQLCL

Phần này hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, bao gồm tổng quan về những thay đổi cơ bản của TCVN ISO 9001:2015 so với TCVN ISO 9001:2008; nội dung của mô hình HTQLCL, các Phụ lục và hướng dẫn kèm theo.

Phần 3: Mẫu quy trình xử lý công việc

Phần này bao gồm Quy trình mẫu dạng lưu đồ, Quy trình mẫu dạng diễn giải chi tiết và Quy trình mẫu gồm cả dạng lưu đồ và diễn giải chi tiết để cơ quan tham khảo, xây dựng các quy trình giải quyết công việc của cơ quan.

Với kết cấu 3 phần như trên, Phần 1 là các cơ quan có thể nắm được cách thức để xác định rõ phạm vi áp dụng HTQLCL của cơ quan, qua đó liên tục cải tiến và cập nhật sự thay đổi các thủ tục hành chính, các văn bản pháp quy để hoàn thiện HTQLCL của mình; Phần 2 là phần các cơ quan có thể chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; Phần 3 là phần mỗi cơ quan có thể tìm hiểu và sử dụng quy trình xử lý công việc mẫu một cách hợp lý nhất, phù hợp nhất với thủ tục hành chính mà tổ chức mình đang thực hiện để triển khai, áp dụng và nghiên cứu để xây dựng các quy trình xử lý công việc đối với các thủ tục hành chính khác.

Ngoài ra, việc xây dựng quy trình xử lý công việc tại các cơ quan cần lưu ý:

- Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ quan quyết định các nội dung chính trong mẫu quy trình xử lý công việc cho phù hợp. Tuy nhiên, tối thiểu gồm các nội dung: mục đích, phạm vi áp dụng; nội dung của quy trình và các biểu mẫu.

- Đối với các biểu mẫu trong mẫu quy trình xử lý công việc, các cơ quan căn cứ vào tình hình thực tế để tích hợp, xây dựng cho phù hợp với các quy định tại Thông tư số 01/2018/VP-CP ngày 23/8/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và quy định liên quan khác.

- Trường hợp có các thủ tục hành chính tương đồng về nội dung và các bước triển khai, cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước nghiên cứu, xây dựng quy trình xử lý công việc chung cho các thủ tục hành chính này (theo đầu mục công việc), tránh cồng kềnh cho hệ thống tài liệu.